Organiser l'assemblée générale de son association
Convocation, quorum, vote, procès-verbal, déclarations : le pas-à-pas d'une assemblée générale d'association étudiante qui tient juridiquement.
L'assemblée générale est le moment où l'association rend des comptes à ses membres : on y approuve les comptes, on vote les grandes décisions, on élit souvent le bureau. Mal préparée, elle peut être contestée, et ses décisions avec elle. Bien préparée, elle dure une heure et laisse une trace claire.
Ce que la loi impose… et ce qu'elle laisse aux statuts
La loi du 1er juillet 1901 ne dit presque rien de l'assemblée générale. Elle n'oblige pas une association à en tenir une, et elle ne fixe ni délai de convocation, ni quorum, ni majorité. Tout cela relève des statuts, et, s'il existe, du règlement intérieur.
C'est donc là qu'il faut commencer : relisez les articles des statuts consacrés à l'assemblée générale avant de fixer la date. Ils disent qui convoque, comment, combien de temps à l'avance, qui peut voter, et à quelle majorité. Une assemblée tenue en dehors de ces règles est fragile, même si tout le monde était d'accord ce jour-là.
Assemblée constitutive, ordinaire, extraordinaire : trois réunions différentes
Le mot « assemblée générale » recouvre trois situations.
L'assemblée constitutive d'une association est la réunion des fondateurs. Elle adopte les statuts et désigne les premiers dirigeants. Elle n'a lieu qu'une fois, avant la déclaration, et son procès-verbal fait partie des pièces demandées lors de cette déclaration. Aucune convocation formelle n'est exigée à ce stade : les statuts n'existent pas encore. Le parcours complet est décrit dans créer une association étudiante.
L'assemblée générale ordinaire est le rendez-vous périodique, le plus souvent annuel, prévu par les statuts : rapport moral, rapport financier, approbation des comptes, budget, élections.
L'assemblée générale extraordinaire est réunie pour les décisions graves : modification des statuts, fusion, dissolution. Les statuts lui réservent en général un quorum et une majorité plus exigeants.
Ces deux dernières appellations sont un usage, pas une obligation légale : si vos statuts ne distinguent pas, il n'y a qu'une assemblée générale, et ce sont ses règles qui s'appliquent à toutes les décisions.
Convoquer : délais, destinataires, ordre du jour
Une convocation solide contient :
- la date, l'heure et le lieu (ou le lien, si l'assemblée se tient à distance et que les statuts le permettent) ;
- l'ordre du jour, point par point : on ne peut valablement voter que sur ce qui y figure ;
- les documents utiles : rapport moral, comptes de l'exercice, budget prévisionnel, liste des candidats si une élection est prévue ;
- les modalités de procuration, si les statuts l'autorisent.
Envoyez-la à tous les membres qui ont le droit de vote, dans le délai prévu par les statuts, et gardez la preuve de l'envoi. Un membre oublié peut contester l'assemblée.
Un ordre du jour type
Pour une assemblée générale ordinaire annuelle, cette trame couvre l'essentiel :
- Ouverture de la séance, vérification du quorum, désignation du président et du secrétaire de séance.
- Rapport moral du président — vote.
- Rapport financier du trésorier et présentation des comptes de l'exercice — vote d'approbation.
- Budget prévisionnel de l'exercice suivant — vote.
- Montant de la cotisation, si les statuts confient cette décision à l'assemblée — vote.
- Élection des membres du bureau ou du conseil d'administration — vote.
- Questions diverses (échanges sans vote).
Évitez de glisser une décision importante dans les « questions diverses » : les membres absents n'en ont pas été prévenus, et la décision serait contestable.
Quorum et majorités : vérifier avant d'ouvrir la séance
Si les statuts prévoient un quorum, comptez les présents et les représentés avant d'ouvrir la séance, à partir d'une feuille d'émargement. Sans quorum, l'assemblée ne peut pas délibérer : les statuts prévoient généralement une seconde convocation, souvent sans condition de quorum.
Vérifiez aussi la majorité requise pour chaque vote : simple pour l'approbation des comptes le plus souvent, renforcée pour modifier les statuts ou dissoudre l'association.
Quel système de vote pour une association ?
Le mode de vote dépend, là encore, des statuts. Deux usages simples :
- à main levée pour les décisions courantes (approbation des comptes, du budget) ;
- à bulletin secret pour les élections de personnes, où il protège la liberté de chacun.
Le vote à distance n'est possible que si les statuts le prévoient. Si ce n'est pas le cas et que vous voulez l'utiliser, c'est une modification de statuts à faire voter d'abord.
Reste la question que l'on oublie jusqu'au jour du vote : sur quelle base calcule-t-on la majorité ? Les statuts emploient l'une de ces formules, et elles ne donnent pas le même résultat.
| Formule des statuts | Ce qui compte |
|---|---|
| Majorité des suffrages exprimés | Seuls les « pour » et les « contre » ; les abstentions sont écartées |
| Majorité des membres présents ou représentés | Tous les votants de la salle ; une abstention pèse comme un « contre » |
| Majorité des membres de l'association | Tous les membres, même absents ; la plus difficile à atteindre |
Si les statuts sont muets ou ambigus, annoncez la règle retenue avant le vote et inscrivez-la au procès-verbal.
Un exemple chiffré
Une association compte 120 membres à jour de cotisation. Ses statuts prévoient un quorum d'un quart des membres, et une majorité des deux tiers pour modifier les statuts.
- Quorum : il faut 30 membres présents ou représentés. La feuille d'émargement compte 34 présents et 9 pouvoirs, soit 43 : la séance peut s'ouvrir.
- Vote sur une modification des statuts : 28 pour, 9 contre, 6 abstentions.
- Si les statuts parlent des suffrages exprimés : 37 suffrages, il en faut 25. La modification est adoptée.
- Si les statuts parlent des membres présents ou représentés : 43 votants, il en faut 29. La modification est rejetée.
Le même vote, deux résultats opposés. C'est pour cela qu'on relit l'article des statuts avant la séance, pas pendant.
Le procès-verbal
Le procès-verbal est la mémoire de l'assemblée. Il indique la date, le nombre de présents et de représentés, le quorum atteint, chaque résolution avec le résultat du vote, et les personnes élues. Il est signé par le président et le secrétaire de séance.
Conservez-le avec les statuts et les comptes : c'est lui que la banque, l'école ou un futur bureau vous demanderont.
Après l'assemblée : les déclarations
Si l'assemblée a élu de nouveaux dirigeants ou modifié les statuts, ces changements doivent être déclarés dans les trois mois (article 5 de la loi du 1er juillet 1901), en ligne ou auprès du greffe des associations. Sans cette déclaration, les anciens dirigeants restent les responsables officiels de l'association. Pensez aussi à mettre à jour les signataires du compte bancaire.
Pour la suite, voir comment réussir la passation de bureau.
La liste de contrôle de l'assemblée générale
Avant
- les articles des statuts sur l'assemblée ont été relus : qui convoque, délai, quorum, majorités, procurations ;
- la liste des membres ayant le droit de vote est arrêtée ;
- la convocation, l'ordre du jour et les documents sont envoyés dans le délai, et la preuve d'envoi est gardée ;
- la salle est réservée ; la feuille d'émargement et les bulletins sont imprimés.
Pendant
- chaque membre signe la feuille d'émargement, et les pouvoirs y sont annexés ;
- le quorum est constaté à voix haute avant le premier vote ;
- chaque vote est compté : pour, contre, abstentions ;
- le secrétaire de séance note les résultats au fur et à mesure.
Après
- le procès-verbal est rédigé dans la semaine et signé ;
- les changements de dirigeants ou de statuts sont déclarés dans les trois mois ;
- la banque, l'école et l'assureur sont informés du nouveau bureau ;
- procès-verbal, feuille d'émargement et pouvoirs sont archivés ensemble.
Questions fréquentes
Une assemblée générale est-elle obligatoire chaque année ?
La loi de 1901 ne l'impose pas. Ce sont les statuts qui fixent la périodicité, et la plupart prévoient une assemblée annuelle. Si les vôtres le font, la tenir est une obligation envers vos membres. L'école, la banque ou un financeur peuvent aussi demander le procès-verbal de la dernière assemblée.
Qui peut voter à l'assemblée générale ?
Les membres que les statuts désignent : le plus souvent, les membres à jour de cotisation à la date de l'assemblée. Certains statuts réservent le vote à certaines catégories de membres ou exigent une ancienneté minimale. Arrêtez la liste avant d'envoyer les convocations.
Combien de procurations un membre peut-il détenir ?
La loi ne fixe aucune limite : seuls les statuts ou le règlement intérieur peuvent en prévoir une. Sans limite, une seule personne peut arriver avec un grand nombre de pouvoirs et décider seule. Si vos statuts sont silencieux, c'est un point à corriger à la prochaine révision.
Que faire si le quorum n'est pas atteint ?
L'assemblée ne peut pas voter. On le constate par écrit, on lève la séance, et on convoque de nouveau selon ce que prévoient les statuts. Beaucoup autorisent la seconde assemblée à délibérer quel que soit le nombre de présents.
Avec toGaether
Dans toGaether, la liste des membres et de leurs cotisations est tenue au fil de l'année : vous savez à tout moment qui peut être convoqué et qui peut voter. Le procès-verbal et les statuts se rangent dans les documents de l'association, et les rôles du nouveau bureau s'attribuent sans perdre l'historique du précédent.
Cet article donne des repères généraux ; les règles exactes de votre assemblée sont celles de vos statuts.
