Rembourser les notes de frais sans erreur ni retard
Règles de remboursement, justificatifs, validation à deux, virement, abandon de frais en don : une procédure de notes de frais que tout le bureau comprend.
Un membre avance le prix des courses pour la soirée, un autre paie l'essence du déplacement, un troisième achète le matériel de l'atelier. Chaque fois, c'est l'association qui doit rembourser. Sans procédure claire, les tickets se perdent, les remboursements traînent, et le trésorier finit par ne plus savoir ce qui a été payé.
Note de frais
Demandeur. Nom : [nom et prénom] — Fonction : [fonction] — Association : [nom de l'association]
Détail des frais. Date — nature — n° de justificatif — montant
Total et pièces justificatives. Montant total à rembourser : [montant] euros. Nombre de justificatifs joints : [nombre].
Certification et signature du demandeur. Je certifie sur l'honneur l'exactitude des informations ci-dessus, la réalité des dépenses engagées pour l'association et je joins les justificatifs correspondants.
Une note de frais pour une association, c'est quoi ?
Une note de frais est la demande par laquelle un membre se fait rembourser une dépense qu'il a payée de sa poche, pour le compte de l'association. Elle réunit trois éléments : qui a payé, quoi et pourquoi, et la preuve de la dépense.
Elle ne doit pas être confondue avec :
- une facture adressée à l'association, que le trésorier règle directement au fournisseur ;
- une avance de caisse remise à un membre avant un achat ;
- une rémunération : un bénévole n'est pas payé, il est seulement remboursé de ce qu'il a réellement dépensé.
Ce dernier point compte. Un remboursement sans justificatif, ou supérieur à la dépense réelle, n'est plus un remboursement de frais : c'est une somme versée à un membre, avec les questions fiscales et sociales que cela pose. La règle la plus sûre est donc aussi la plus simple : on rembourse à l'euro près, sur pièce.
Ce qui se rembourse (et ce qui ne se rembourse pas)
Se remboursent les dépenses engagées pour l'association : achats pour un événement, transport d'une mission, matériel. Fixez les règles une fois, en bureau, et faites-les connaître :
- qui peut engager une dépense, et jusqu'à quel montant sans accord préalable ;
- les dépenses exclues (repas personnels, alcool hors événement, etc.) ;
- le délai pour déposer une note de frais après la dépense ;
- le barème pour les déplacements en voiture personnelle, si vous en utilisez un.
Pour les trajets en voiture, ne fixez pas un tarif au hasard : l'administration fiscale publie chaque année des barèmes kilométriques. Reprenez celui qui correspond à votre situation, et notez sur la note de frais le trajet, la distance et le motif du déplacement.
Écrivez ces règles sur une page, faites-les adopter en réunion de bureau et mentionnez-les au compte rendu. Le jour où une demande est refusée, ce n'est plus l'avis du trésorier contre celui du membre : c'est la règle votée.
Le justificatif, toujours
Pas de justificatif, pas de remboursement. Un ticket de caisse ou une facture, lisible, avec la date, le fournisseur et le montant. Le plus simple : le photographier tout de suite, avant qu'il ne s'efface ou se perde au fond d'une poche.
Quelques cas reviennent souvent :
- le ticket de carte bancaire seul ne suffit pas : il prouve un paiement, pas ce qui a été acheté ;
- le ticket mêle achats personnels et achats de l'association : le membre entoure les lignes concernées et ne demande que leur total ;
- le justificatif est perdu : demandez un duplicata au commerçant. À défaut, le bureau décide, par écrit, s'il accepte une attestation du membre. Cela doit rester une exception.
Modèle de note de frais pour association
Une note de frais tient en une page. Voici une trame à reprendre telle quelle, sur papier ou dans un tableur.
| Rubrique | À renseigner |
|---|---|
| Demandeur | Nom, prénom, fonction dans l'association |
| Date de la dépense | Jour de l'achat (et non jour de la demande) |
| Objet | Événement ou projet concerné |
| Fournisseur | Nom du commerçant ou du prestataire |
| Nature | Courses, transport, matériel, impression… |
| Montant | Somme payée, toutes taxes comprises |
| Justificatif | Ticket ou facture joint, numéroté |
| Mode de remboursement | Virement (joindre un RIB) ou renonciation au remboursement |
| Signature du demandeur | Date et signature |
| Validation | Nom du valideur, date, signature |
| Paiement | Date et référence du virement |
Si un membre présente plusieurs dépenses pour le même événement, une seule note suffit, avec une ligne par justificatif et un total.
Valider à deux
La règle la plus importante : la personne qui demande le remboursement n'est pas celle qui le valide. Le trésorier ne valide pas ses propres notes de frais ; c'est le président ou un autre membre du bureau qui s'en charge. Ce principe protège tout le monde, à commencer par le trésorier.
Pour chaque note, vérifiez :
- que la dépense entre dans les règles fixées ;
- que le justificatif correspond au montant demandé ;
- qu'elle n'a pas déjà été remboursée.
Payer vite, tracer tout
Remboursez par virement, depuis le compte de l'association, avec une référence qui permet de retrouver la note. Évitez les remboursements en espèces. Un remboursement rapide, c'est un membre qui avancera de nouveau la prochaine fois.
Chaque note de frais, son justificatif et son virement doivent pouvoir être retrouvés ensemble, lors de la clôture des comptes comme lors de la passation au trésorier suivant.
Un exemple : les courses de la soirée de rentrée
Le bureau d'une association a fixé trois règles : accord préalable au-delà de 50 €, dépôt de la note dans les 30 jours, remboursement sous 10 jours après validation.
Inès, responsable de l'événement, obtient l'accord du président pour un budget de courses de 200 €. Le samedi, elle paie 187,40 € au supermarché, dont 6,90 € d'achats personnels passés sur le même ticket.
- Elle photographie le ticket, entoure ses achats personnels et dépose une note de 180,50 € le lundi.
- Le président vérifie : la dépense était autorisée, le total demandé correspond aux lignes du ticket, aucune note n'existe déjà pour cet achat. Il valide.
- Le trésorier vire 180,50 € le jeudi, avec la référence « NDF-014 soirée de rentrée ».
- La note, le ticket et la ligne du relevé portent le même numéro.
Quatre jours, trois personnes, et une dépense que le bureau suivant pourra comprendre sans poser de question.
Gestion des notes de frais d'une association : la liste de contrôle
Avant la rentrée, vérifiez que chaque point a une réponse écrite :
- les règles de remboursement sont votées en bureau et accessibles à tous les membres ;
- un plafond de dépense sans accord préalable est fixé ;
- un délai de dépôt est fixé, et il est rappelé avant chaque événement ;
- le valideur des notes du trésorier est désigné ;
- le RIB de chaque membre remboursé est conservé avec la première note ;
- les notes sont numérotées, et le numéro figure dans le libellé du virement ;
- les justificatifs sont archivés au même endroit que les notes ;
- les notes en attente sont passées en revue à chaque réunion de bureau ;
- avant la clôture des comptes, plus aucune note de l'exercice ne reste en attente.
Renoncer au remboursement : le don à l'association
Un bénévole peut choisir de ne pas se faire rembourser et de laisser la somme à l'association. Si l'association est d'intérêt général, cet abandon de frais est traité comme un don (article 200 du code général des impôts) : le bénévole bénéficie d'une réduction d'impôt de 66 % du montant, dans la limite de 20 % de son revenu imposable.
Conditions :
- les frais ont été engagés pour l'activité de l'association et sont justifiés ;
- ils sont inscrits dans les comptes de l'association ;
- le bénévole renonce expressément au remboursement, par écrit sur la note de frais ;
- l'association lui délivre un reçu fiscal.
Exemple : un bénévole imposable renonce au remboursement de 120 € de frais justifiés. Sa réduction d'impôt est de 79,20 € ; la dépense lui coûte en réalité 40,80 €.
Toutes les associations étudiantes ne sont pas d'intérêt général : vérifiez-le avant de délivrer un reçu fiscal.
Questions fréquentes
Peut-on rembourser une note de frais sans justificatif ?
Par principe, non. Sans pièce, l'association ne peut prouver ni la réalité de la dépense, ni son lien avec l'activité. Si le bureau accepte une exception, il la décide par écrit, pour un montant limité, et la mentionne au compte rendu de réunion.
Quel délai pour déposer une note de frais ?
Aucun texte ne fixe de délai propre aux associations : c'est au bureau de le décider. Un délai court, de l'ordre d'un mois, évite les tickets illisibles et les dépenses qui resurgissent après la clôture des comptes. En fin d'exercice, fixez une date limite ferme.
Le trésorier peut-il se rembourser lui-même ?
Il peut être remboursé comme n'importe quel membre, mais il ne valide pas sa propre note. Un autre membre du bureau, le plus souvent le président, la contrôle et la valide. Le virement peut ensuite être préparé par le trésorier.
Faut-il un logiciel pour gérer les notes de frais ?
Non. Une trame commune, un dossier partagé pour les justificatifs et une numérotation suffisent à une petite association. L'outil devient utile quand les notes se comptent par dizaines et que plusieurs personnes valident.
Avec toGaether
Dans toGaether, le membre dépose sa note de frais avec la photo du justificatif ; le montant et la date peuvent être lus automatiquement sur le ticket. La note est validée par un autre membre du bureau que son auteur : l'application refuse qu'un trésorier approuve sa propre note. Le remboursement est tracé jusqu'au virement, et la renonciation au remboursement s'enregistre sur la note.
Pour la vue d'ensemble, lisez tenir la trésorerie d'un BDE.
Cet article donne des repères généraux ; les règles de remboursement de votre association sont celles que fixe votre bureau.
