La convention école–association : ce qu'elle doit contenir
Engagements, locaux, subventions, usage du nom de l'école, résiliation : les clauses d'une convention entre un établissement et ses associations.
Une école prête des salles à ses associations, leur verse des subventions, les laisse utiliser son nom. Les associations, elles, organisent la vie du campus. Sans document qui fixe les règles, chaque nouveau bureau les redécouvre, et chaque incident devient une discussion. La convention école–association sert à cela : écrire, une fois, qui fait quoi.
Convention BDE/École
Entre les parties. L'établissement [nom de l'école], représenté par [représentant] en qualité de [qualité], dont le siège est situé à [adresse], ci-après dénommé « l'Établissement »,
Et l'association [nom de l'association], représentée par [représentant] en qualité de [qualité], ci-après dénommée « l'Association ».
Article 1 — Objet. La présente convention définit les conditions dans lesquelles l'Établissement reconnaît l'Association comme [statut] et les modalités de leur collaboration.
Pourquoi une convention entre l'école et l'association
La convention clarifie la relation, dans les deux sens :
- l'école sait ce que l'association s'engage à faire (assurance, bilan, respect du règlement) et peut suivre ses engagements ;
- l'association sait ce qu'elle peut attendre (locaux, subvention, communication) et à quelles conditions ;
- en cas de problème, chacun peut s'y référer, plutôt que de s'en remettre à la mémoire d'un ancien bureau.
Elle devient obligatoire dans un cas précis : lorsqu'une autorité administrative verse à une association une subvention de plus de 23 000 € par an, une convention doit en définir l'objet, le montant et les conditions d'utilisation (article 10 de la loi du 12 avril 2000).
Cette obligation vise les subventions versées par une autorité administrative, ce qui inclut les établissements publics. Un établissement privé n'y est pas soumis par ce texte, mais il a les mêmes raisons pratiques de signer une convention. En dessous du seuil, rien n'interdit de conventionner : c'est même l'usage le plus répandu.
Il faut aussi rappeler ce que la convention ne change pas. L'association reste une personne morale distincte de l'école, avec ses propres statuts, ses dirigeants, son compte bancaire et sa responsabilité. La convention organise une relation entre deux parties ; elle ne fait pas de l'association un service de l'établissement.
Les clauses essentielles
Identification des parties. L'école, l'association (nom, numéro RNA, siège), et les signataires avec leur qualité.
Objet et durée. Ce que couvre la convention, pour combien de temps (souvent une année universitaire), et comment elle se renouvelle.
Engagements de l'association. Par exemple :
- tenir ses statuts et la composition de son bureau à jour, et en informer l'école ;
- être assurée en responsabilité civile, et fournir chaque année l'attestation ;
- déclarer ses événements à l'avance selon la procédure de l'école ;
- présenter chaque année un bilan d'activité et un bilan financier ;
- respecter le règlement intérieur de l'école et la réglementation (bizutage, alcool, sécurité).
Engagements de l'école. Locaux, matériel, soutien administratif, accès aux outils de communication, éventuellement subvention.
Sur la réglementation, mieux vaut nommer les sujets que renvoyer à « la loi en vigueur ». Le bizutage est un délit (articles 225-16-1 à 225-16-3 du code pénal), et la vente d'alcool obéit à des règles précises : voir organiser un WEI sans dérapage et vendre de l'alcool en soirée étudiante.
Locaux et matériel mis à disposition
Précisez quels locaux, à quels horaires, pour quels usages, et qui en a les clés. Indiquez aussi qui est responsable en cas de dégradation, et ce que l'association doit remettre en état en partant. Une liste du matériel prêté, signée, évite bien des discussions à la fin de l'année.
Si l'association fixe son siège social à l'adresse de l'école, la convention doit le prévoir expressément, et dire ce qu'il advient de cette domiciliation si la convention prend fin.
Subventions : conditions et bilan
Si l'école verse une subvention, la convention en fixe les conditions : montant ou mode de calcul, calendrier de versement, dépenses éligibles, et bilan attendu en fin d'exercice. Pour une subvention publique de plus de 23 000 €, un compte rendu financier doit être remis dans les six mois suivant la fin de l'exercice. Voir piloter les subventions d'une école.
Côté association, la demande elle-même se prépare : voir demander une subvention à son école.
Communication et usage du nom de l'école
L'association peut-elle utiliser le nom et le logo de l'école ? Sur quels supports, avec quelle validation ? Peut-elle démarcher des partenaires en se présentant comme « association de l'école » ? Écrivez-le, dans un sens comme dans l'autre.
Durée, renouvellement, résiliation
Prévoyez comment la convention prend fin : à son échéance, d'un commun accord, ou en cas de manquement grave, après une mise en demeure restée sans effet. Précisez ce qui se passe alors pour les locaux et les sommes versées non utilisées.
Le plan type d'une convention école–association
Une convention lisible suit toujours à peu près le même ordre. Cette trame peut servir de sommaire :
- Préambule — qui sont les parties, pourquoi elles conventionnent.
- Objet — ce que la convention couvre, et ce qu'elle ne couvre pas.
- Engagements de l'association — statuts et bureau à jour, assurance, déclaration des événements, bilans, respect du règlement.
- Engagements de l'école — locaux, matériel, communication, interlocuteur désigné.
- Locaux et matériel — liste, horaires, clés, état des lieux, remise en état.
- Soutien financier — montant ou mode de calcul, calendrier, dépenses éligibles, justificatifs.
- Nom, logo, communication — supports autorisés, validation, démarchage de partenaires.
- Événements — délai de déclaration, pièces à fournir, règles sur l'alcool et la sécurité.
- Suivi — interlocuteurs des deux côtés, réunion annuelle, changement de bureau.
- Durée, renouvellement, résiliation — échéance, mise en demeure, sort des locaux et des fonds.
- Annexes — liste du matériel, règlement de la vie associative, procédure de déclaration d'événement.
Un exemple de clause de suivi, courte et efficace :
L'association informe l'école de tout changement dans la composition de son bureau dans un délai de [nombre] jours, et lui transmet le procès-verbal de l'assemblée correspondante. La présente convention se poursuit avec le nouveau bureau, sans qu'il soit nécessaire de la signer à nouveau.
Un cas concret : l'association de théâtre
Une association de théâtre de 40 membres conventionne avec son école pour l'année universitaire.
- Locaux : l'amphithéâtre B, le mardi et le jeudi de 18 h à 21 h, hors périodes d'examens. Deux clés, remises au président et à la responsable technique, contre signature.
- Matériel : six projecteurs et une console, listés en annexe, rendus en juin.
- Subvention : 1 800 €, versés en deux fois. 1 200 € en octobre, à la signature ; 600 € en février, après remise d'un point d'étape.
- Dépenses éligibles : costumes, décors, droits d'auteur, location de matériel. Les repas et les sorties n'en font pas partie.
- Contreparties : deux représentations ouvertes à tous les étudiants, et la mention de l'école sur l'affiche, après validation du service communication.
- Bilan : un bilan d'activité et un bilan financier d'une page chacun, remis avant le 30 juin.
Le montant est très inférieur au seuil de 23 000 € : la convention n'est pas imposée par la loi. Elle évite pourtant trois discussions prévisibles : qui a les clés, ce que finance la subvention, et quand le solde est versé.
Avant de signer : la liste de contrôle
Côté association
- les statuts et la déclaration du bureau en cours sont à jour ;
- l'attestation d'assurance de l'année est disponible ;
- le signataire est bien celui que les statuts habilitent à engager l'association ;
- chaque engagement est tenable par un bureau d'étudiants, y compris en période d'examens ;
- le bureau suivant saura où trouver la convention : voir la passation de bureau.
Côté école
- l'interlocuteur des associations est nommé dans la convention ;
- les locaux et le matériel prêtés sont listés ;
- les conditions de versement et le bilan attendu sont écrits ;
- la procédure de déclaration des événements est annexée ;
- le même modèle s'applique à toutes les associations, avec une annexe propre à chacune.
Questions fréquentes
La convention école–association est-elle obligatoire ?
Elle l'est lorsqu'une autorité administrative verse à l'association plus de 23 000 € de subvention par an (article 10 de la loi du 12 avril 2000). Dans les autres cas, elle relève du choix de l'établissement. Beaucoup d'écoles en font une condition pour accéder aux locaux ou aux subventions.
Qui signe la convention ?
Pour l'école, la direction ou la personne qui a reçu délégation. Pour l'association, son représentant selon les statuts, le plus souvent le président. Indiquez le nom et la qualité de chaque signataire.
Faut-il resigner la convention à chaque changement de bureau ?
Non : c'est l'association, personne morale, qui est engagée, pas le président à titre personnel. La convention se poursuit jusqu'à son échéance. Le nouveau bureau doit en revanche la connaître, et l'école doit être informée du changement.
Que se passe-t-il si l'association ne respecte pas ses engagements ?
La convention doit le prévoir : rappel écrit, mise en demeure, puis suspension de la mise à disposition des locaux ou des versements, et résiliation en dernier recours. Une échelle écrite à l'avance est plus juste, pour les deux parties, qu'une décision prise sous le coup d'un incident.
Avec toGaether
Dans toGaether, l'école génère les conventions de toutes ses associations en une fois, au format PDF, et les leur envoie. Chaque association voit son dossier de conventionnement : statuts à jour, récépissé de déclaration, attestation d'assurance, bureau complet. L'école suit l'état de chaque dossier et relance les pièces manquantes.
Cet article donne des repères généraux ; le contenu exact d'une convention dépend du statut de l'établissement et de sa politique de vie étudiante.
